CASE
Graduate school of life sciences
klant
De Graduate School of Life Sciences (GSLS) is een van de 6 Graduate Schools van de Universiteit van Utrecht. Het is een grote organisatie met drie faculteiten, twee instituten met verschillende domeinen (Master, PhD) en doelgroepen (studenten, PhD-kandidaten/promovendi, docenten, begeleiders, staf, alumni).
uitdaging
Groepen communiceren los van elkaar. Er is weinig structuur. Men weet niet wie wat communiceert en dit is ook verwarrend voor de studenten. Hierdoor komen de boodschappen die het GSLS team verstuurt niet goed uit de verf.
adviesvraag
Masterdomein
- Advies over welke communicatie tools het best ingezet kunnen worden om informatie naar de masterstudenten over te brengen (vindbaarheid)
- Uniforme communicatie vanuit de GSLS (drie faculteiten) naar alle doelgroepen binnen het masterdomein; wie doet wat en wanneer? (duidelijkheid)
- Het takenpakket is beheersbaar voor 1 FTE binnen de GSLS (haalbaarheid)
PhD-domein
- Advies over het stroomlijnen van de informatie naar PhD-kandidaten over hun PhD-traject en bijbehorende regels en afspraken (duidelijkheid).
- Voorbeeldvragen: wie zijn de doelgroepen, wat communiceren wij met ze, hoe verloopt dat nu, wat is wenselijk in de toekomst, hoe komen we daar, wat zijn onze middelen en menskracht en hoe meten we het?
- Advies over het verbeteren van de customer journey van de PhD-kandidaten bij het inschrijven voor trainingen (vindbaarheid / gebruikersgemak)
- Advies met welke informatie en via welke kanalen de supervisoren kunnen worden bereikt (duidelijkheid)
- Advies met welke informatie en via welke kanalen alumni kunnen worden bereikt (duidelijkheid)
GSLS totaal
- Advies over hoe we samen kunnen optrekken in communicatie binnen de GSLS, waarbij de overlap tussen de domeinen voor extra verbinding en versterking zorgt (Master, PhD en evt. toekomstige domeinen) (herkenbaarheid, duidelijkheid, duurzaamheid)
- Advies over hoe we uniformiteit kunnen creëren (herkenbaarheid
- Uiteindelijk: één GSLS community d.w.z. de doelgroepen weten dat ze tot de GSLS behoren en waar ze hun informatie kunnen vinden (herkenbaarheid)
aanpak
- 5 smart overkoepelende doelen bepalen
- Merkwaarden bepalen
- Primaire en secundaire doelgroepen bepalen
- Research: data, interviews met stakeholders
- Focusgroepen opstellen en mee in gesprek gaan
- Waardepropositie opstellen
- 6 Persona’s maken
- Message house opstellen
- Stakeholders en taken bepalen/verdelen
- Advies over merk, logo en tone of voice
- Succesfactoren en barrières bepalen
- Impact van trends op de communicatiestrategie onderzoeken
- Klantreis van een PhD student uitwerken
- Opsomming van de belangrijkste bevindingen
- Kanaalkeuze en tactieken
- Tool en tech advies
- Vervolgstappen bepalen
OPLOSSINGEN
Fungeren als strategische partner
Uitdagingen helder in kaart brengen
Komen tot een breed gedragen communicatieplan
Maarke roelofs
Policy advisor Biomedical Sciences
‘Ruim een half jaar hebben wij intensief samengewerkt met Nicoline en Esther aan een communicatiestrategie voor de Graduate School of Life Sciences (Universiteit Utrecht en Universitair Medisch Centrum Utrecht). Een uitdagende klus vanwege de complexe organisatie (twee instituten, drie faculteiten). Social Marketing Doctors werkt doortastend en goed samen. Dankzij hun ruime ervaring kwamen ze erachter waar het nou precies ‘schuurt’. Ze hebben in korte tijd uitvoerig onderzoek gedaan onder onze doelgroepen inclusief een uitgebreide analyse. Met hun strategische adviezen maken wij een grote sprong vooruit! Het is heel prettig samenwerken met deze enthousiaste club en we zouden ze zo weer vragen voor een nieuw project.’